5 suggerimenti essenziali per mantenere la tua riunione a distanza in pista

Le riunioni virtuali sono sempre state una parte fondamentale del processo di lavoro di gruppo appropriato. Tuttavia, il 2020 si è trasformato in un periodo di cambiamenti significativi che hanno ribaltato i nostri normali orari di lavoro e, sorprendentemente, il lavoro a distanza è diventato il nuovo tipico e una necessità per la stragrande maggioranza di noi.

Abbiamo effettivamente capito come rimanere utili durante il telelavoro e abbiamo trovato un sacco di strumenti incredibili e ragionevoli per renderti il ​​telelavoro più piacevole e competente come ci si potrebbe davvero aspettare. Alla fine, i telelavoratori sono più utili e attratti rispetto ai lavoratori sul posto, supponendo che si occupino abilmente del loro processo lavorativo.

In ogni caso, puoi comunque rintracciare molti articoli e raccolte di storie su delusioni di riunioni a distanza e minuti umoristici. In questo modo, dobbiamo ammettere che le videochiamate sono ancora molto lontane dall’eccezionale e non sono uno dei nostri solidi abiti. Indipendentemente dal fatto che si tratti dell’assenza di informazioni sul comportamento dell’incontro, della mancata apparizione di regole esplicite dell’incontro o di apparati sbagliati, è un’opzione per noi sviluppare ulteriormente la società dell’incontro di gruppo remoto. In questa direzione, bisognerebbe scoprire quali sono le modalità fondamentali per condurre efficacemente le riunioni lontane.

In questo articolo abbiamo appreso alcuni suggerimenti essenziali per salvarci da quei momenti oops e rimanere in pista.

1. Impostazione dell’agenda

Fonte: forbes.com

Nella definizione di grok la gestione delle idee e l’impostazione dell’agenda sono definite come trasformare istantaneamente le idee in una comprensione e un’azione più profonde.

Proprio come con le riunioni standard, fai tutto il necessario per non bruciare il tempo di nessuno durante le riunioni sul web. Imposta le regole, pianifica in anticipo e fai offerte con il gruppo. Esorta anche gli altri colleghi a partecipare alle riunioni organizzate. Per ogni incontro virtuale, è fondamentale realizzare un piano di incontro inconfondibile che includa

  • Punti chiave di discussione
  • Struttura della riunione, ad esempio, quando e per quanto tempo intendi esaminare ciascun punto di discussione
  • Singoli/gruppi del team che saranno presenti
  • Cosa è tenuto a portare ogni collega/gruppo alla riunione
  • Eventuali rapporti, documenti o esplorazioni applicabili.

Le regole/regole della riunione e i presupposti sono altrettanto significativi quanto il piano della riunione. Un capitano di gruppo o un capo d’impresa dovrebbe illuminare tutti su di loro e dovrebbero essere effettivamente aperti. Ovviamente, ci sono alcuni standard regolarmente pertinenti, molto simili agli obsoleti incontri faccia a faccia. In ogni caso, standard diversi possono essere molto espliciti, dipendenti dal gruppo e da variabili diverse.

2. L’etichetta di base è necessaria

È indispensabile ricordare che gli individui hanno bisogno di essere ascoltati, visti e considerati durante una riunione basata sul web, proprio come fanno altrove. In questo modo, ogni membro della riunione dovrebbe attenersi alle regole di comportamento fondamentali che l’accompagnano:

  • Presentate tutti durante l’incontro e date a tutti l’opportunità di contribuire.
  • Cerca di non guardare il tuo telefono mentre gli altri ti presentano, devi tenerti in contatto.
  • Cerca di non ostacolare gli altri quando parlano (o cerca di parlare sopra di loro);
  • Prova tutte le innovazioni (contando fotocamera/video, Wi-Fi e condivisione dello schermo) prima della riunione.
  • Esamina il piano e vieni pronto
  • Cerca di non sminuire impegni diversi (come navigare nella posta elettronica) durante l’incontro virtuale.
  • Disattiva tutti gli avvisi e assicurati che il tuo telefono cellulare sia silenzioso.

Nel caso in cui non sia possibile eliminare i suoni della strada di campagna (ad esempio, coniuge/moglie pronto a venire in caso di emergenza in una stanza simile, figli, animali domestici o interruzioni diverse), zittire il ricevitore!

3. I tempi devono corrispondere

Remote Meeting on Track
Fonte: kepner-tregoe.com

I gruppi trasmessi possono incorporare individui dai lati opposti del globo. Inoltre, a volte, mettere insieme il gruppo può trasformarsi in un enorme test. Fortunatamente, sono disponibili alcuni accorgimenti accorti. Ad esempio, Every Time Zone ha un utile dispositivo di scorrimento che ti consente di vedere che ore sono in tutte le regioni temporali. Il World Clock Meeting Planner ti consentirà di includere le varie aree dei tuoi colleghi e in seguito creerà una tabella degli orari delle riunioni proposti. In un certo senso fa tutto senza il tuo lavoro. Worldtimebuddy ti consente di aggiungere le tue aree e quelle dei tuoi colleghi e successivamente fa apparire sul tavolo l’ora in ogni punto. L’utilizzo di questi dispositivi accomodanti per l’organizzazione di riunioni ti farà risparmiare tempo ed energia e preverrà delusioni nella prenotazione. Tuttavia, ricorda qualcosa di fondamentale: la raccolta a distanza è altrettanto divertente quanto quella genuina. Supponendo che possa benissimo essere un’e-mail, trasformala in un’e-mail. Siamo certi che tu abbia attività più significative, piuttosto che ripassare esattamente le stesse cose più e più volte.

4. Strumenti giusti per migliorare l’efficienza

Fortunatamente, in questi giorni, la nostra decisione non si limita a solo due o tre applicazioni e strumenti, e abbiamo un sacco di persone fidate che si radunano per ogni gruppo.

Abbiamo raccolto alcune applicazioni di supporto che garantiranno un’esperienza di raccolta fluida, ridurranno il numero di riunioni superflue e svilupperanno ulteriormente la società di raccolta nel tuo gruppo. Tuttavia, ricorda che questi strumenti funzionano solo in combinazione con le procedure accettate e le regole essenziali di raccolta a distanza.

5. I follow-up sono essenziali

Remote Meeting on Track 1
Fonte: gp1.com

Verso la fine di ogni incontro, fai semplicemente una breve conversazione sulle seguenti fasi e incarichi, sulle aspettative o sulla data dell’incontro di registrazione successivo. Puoi inviare le note di raccolta e incontrare le critiche fisicamente, oppure puoi utilizzare gli strumenti che lo faranno per te.

Conclusione

Questi suggerimenti ti vengono dati in modo che tu possa condurre la tua riunione in modo corretto e secondo i giusti principi. Queste regole di base potrebbero aiutarti a seguire la strada giusta durante le riunioni a distanza.

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